L’organisation d’une rencontre nécessitant un service d’interprétation suppose des besoins à étudier bien en amont.
AICE a élaboré dix règles d’or pour aider les organisateurs professionnels de congrès et d’évènements en général à bien assurer le volet interprétation.
Dix règles à suivre lors de l’organisation du service d’interprétation :
Avant le jour J
Il se chargera, entre autres tâches, de :
L’organisateur doit fournir à l’interprète-conseil ou à l’équipe d’interprètes, suffisamment à l’avance, les données relatives à l’organisation de l’évènement : date et lieu, horaire, nombre de salles avec interprétation, langues utilisées, programme précisant les interventions et les langues parlées, liste des orateurs et des participants, thèmes à traiter…
Le succès de toute communication internationale dépend en grande partie de la préparation préalable des interprètes. Il est donc important que l’organisateur envoie le plus de documentation possible à son interprète-conseil ou aux interprètes recrutés.
Voici des exemples de documents utiles :
Si l’évènement que vous organisez requiert une interprétation simultanée en cabine, l’espace prévu pour la réunion doit être doté d’un équipement technique spécifique. Le succès de la communication multilingue dépend de la qualité de celui-ci.
Vous aurez fondamentalement besoin d’une ou de plusieurs cabines insonorisées équipées du matériel ad hoc et des services d’un technicien du son.
Les interprètes ont besoin de bien voir la salle pour transmettre comme il se doit le message de l’orateur. Assurez-vous donc que la cabine soit placée correctement pour que les interprètes :
Cela évitera de déranger les participants se trouvant à proximité et de distraire les interprètes par des sons autres que ceux qu’ils reçoivent dans leurs écouteurs.
Merci de consulter les normes UNE et ISO relatives aux exigences techniques en matière de conception et/ou utilisation de cabines d’interprétation fixes et transportables.
Une table suffisamment profonde pour que les interprètes puissent y poser leur ordinateur et leurs documents de travail, deux pupitres d’interprétation et deux chaises.
Lorsque les interprètes suivent la réunion moyennant un circuit fermé de télévision, il est conseillé d’installer l’écran en face des interprètes et hors de la cabine.
Pendant l’évènement
Comme les intervenants, les interprètes ont besoin d’eau. Faites en sorte que votre personnel leur en fournisse.
Si un membre de votre organisation a besoin d’entrer dans la cabine pendant une session, il devra le faire silencieusement et s’adresser à l’interprète se trouvant libre à ce moment-là.
Pour garantir la qualité du son, donnez des instructions précises sur le port du micro-cravate. Si celui-ci est mal placé, les interprètes n’entendront pas nettement l’orateur.
Éviter de placer le micro trop loin de la bouche ou qu’il frotte contre les vêtements ou le corps, car les bruits parasitaires gênent la compréhension du message par l’interprète.
Les interprètes, qui reçoivent le son de tous les micros actifs, pourraient ne pas bien entendre une intervention si plusieurs micros sont ouverts en même temps.
Le micro doit rester à une distance constante de la bouche. Il sera rendu au personnel auxiliaire à la fin de chaque intervention.
À l’entrée de la salle, installez une table où le personnel auxiliaire proposera aux assistants des récepteurs syntonisés sur le canal de leur langue de travail.
N’oubliez pas de remettre aussi un récepteur aux orateurs pour que ceux-ci comprennent les questions ou commentaires des participants.
Il est important de fournir à l’équipe d’interprètes les données relatives à la connexion WiFi, si elle est disponible.
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