aice asociacion intérpretes de conferencia de España

Consejos para organizadores

Organizar un evento que requiera interpretación plantea una serie de necesidades que conviene tener en cuenta con suficiente antelación.

 

AICE pone a disposición de los Organizadores Profesionales de Congresos (OPC) y organizadores de eventos en general diez reglas de oro para una correcta organización del servicio de interpretación:

 

Diez reglas a tener en cuenta en la organización del servicio de interpretación:

Antes del evento:

Entre sus principales cometidos están:

  • Asesorar en la configuración del servicio de interpretación y el equipo técnico necesario.
  • Distribuir la información logística, así como la documentación técnica/científica a los intérpretes.
  • Ayudar en la resolución de cualquier cambio que afecte al servicio de interpretación (sesiones no previstas, entrevistas con medios, reuniones paralelas, etc.).
  • Realizar la prueba de sonido con los técnicos antes del inicio de las sesiones.
El organizador debe proporcionar con suficiente antelación al intérprete asesor o a los intérpretes contratados los detalles organizativos del evento tales como la fecha y el lugar de celebración, el horario, el número de salas con interpretación, los idiomas que se van a utilizar, el programa previsto con indicación de ponencias e idiomas, el listado de ponentes y participantes o la temática a tratar.

El éxito de la comunicación internacional depende en gran medida de la preparación previa de los intérpretes. De ahí que recomendamos que el organizador envíe a su intérprete asesor o a los intérpretes contratados toda la documentación posible.

Algunos documentos útiles pueden ser:

  • Documentos marco, resúmenes u otras publicaciones relacionadas con el congreso o que se vayan a distribuir durante las intervenciones.
  • Discursos, diapositivas o cualquier otro material audiovisual que se vaya a manejar durante la reunión.
  • Enlaces a sitios web con información relacionada con la temática del evento.
  • Actas, presupuestos, balances, informes, así como cualquier otro documento corporativo de la entidad.
  • Artículos escritos por los oradores sobre la temática del evento.

En el caso de que su evento requiera interpretación simultánea en cabina, la sala donde vaya a celebrarse la reunión debe estar provista de un equipo técnico especializado cuya calidad es crucial para garantizar el éxito de la comunicación multilingüe.

Básicamente, precisará de una cabina insonorizada con equipo de sonido ad hoc y la presencia de un técnico.

  • La cabina debe ubicarse de manera que permita a los intérpretes una correcta visibilidad del escenario

Una correcta visibilidad aporta a los intérpretes elementos indispensables para transmitir eficazmente el mensaje del orador. Así que asegúrese de que la cabina está ubicada de manera que los intérpretes tengan:

      • Una correcta visibilidad de la sala, de los ponentes y de la pantalla de proyecciones de audio-vídeo (A/V), evitando columnas u otros elementos que obstaculicen la visión.
      • Una adecuada angulación respecto al atril o al espacio desde el que se vayan a realizar las intervenciones
  • La cabina debe estar correctamente insonorizada

De este modo, se evita molestar a los participantes que estén situados muy cerca de la cabina a la vez que los intérpretes no reciben otro sonido que el que provenga de sus auriculares.

  • La cabina debe tener las dimensiones requeridas según las normas UNE e ISO

Rogamos consulten las normas UNE e ISO correspondientes sobre los requisitos técnicos para el diseño y/o uso de cabinas de interpretación fijas y móviles.

  • La cabina debe estar provista de mobiliario básico de trabajo

Una mesa con fondo suficiente para que los intérpretes puedan colocar un ordenador portátil, los documentos de trabajo necesarios, así como las consolas de interpretación, y una silla.

El televisor o pantalla para CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) debe instalarse preferiblemente delante de la cabina asegurándose de que su ubicación permite una correcta visibilidad desde el  interior de la misma.

 

Durante del evento:

Igual que para los ponentes, el agua es un elemento imprescindible para los intérpretes. No olvide incluir esta tarea entre las funciones de su personal auxiliar.
Si alguien de la organización necesita entrar en la cabina durante el desarrollo de una sesión, es imprescindible que acceda siempre en silencio y que intente atraer la atención del intérprete que no está trabajando en ese momento.

Para garantizar una recepción eficaz del sonido, dé instrucciones precisas sobre la colocación de los micrófonos de los oradores. Muchas veces, una mala posición hace muy difícil o imposible escuchar con nitidez.

 

Evite colocarlos a demasiada distancia de la boca o que rocen con la ropa o el cuerpo, ya que ambas cosas provocan una defectuosa recepción del sonido y, por tanto, una difícil comprensión del mensaje por parte del intérprete.

Los intérpretes reciben el sonido de todos los micrófonos activos, lo cual dificulta que puedan escuchar con total nitidez a quien está haciendo una pregunta o comentario en ese momento si hay varios micrófonos encendidos.

 

El micrófono debe emplearse a una distancia constante durante la intervención y deberá devolverse al personal auxiliar al finalizar la misma.

En la entrada a la sala, debe disponerse un mostrador donde auxiliares de la Organización entreguen los receptores sintonizados en el canal de su idioma de trabajo.

 

No olvide entregar receptores también a los oradores que van a necesitarlos si hay turno de preguntas o comentarios de los participantes.

Es importante facilitar al equipo de intérpretes los datos de conexión a wifi en caso de que los hubiera.

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